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如何梳理和編寫(xiě)礎(chǔ)貳翱認(rèn)證制度和流程文件(上)

文章附圖
如何梳理編寫(xiě)礎(chǔ)貳翱認(rèn)證制度和流程文件,礎(chǔ)貳翱認(rèn)證成功的企業(yè)和準(zhǔn)備申請(qǐng)認(rèn)證的朋友肯定都有一些心得。
小編在輔導(dǎo)企業(yè)認(rèn)證過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)對(duì)于建立礎(chǔ)貳翱認(rèn)證體系所需要的制度和流程,不僅僅存在概念上混淆,而且對(duì)于流程文件的梳理和編寫(xiě)或多或少有些誤解,不少企業(yè)覺(jué)得套用一下認(rèn)證成功企業(yè)的流程文件就可以了。這種想法有可能使得礎(chǔ)貳翱認(rèn)證體系的落地流于形式。
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?這里聲明一下,本文所寫(xiě)的制度和流程僅指企業(yè)關(guān)務(wù)管理制度(下文簡(jiǎn)稱(chēng)制度)關(guān)務(wù)管理流程(下文簡(jiǎn)稱(chēng)流程),正確地認(rèn)識(shí)制度和流程之間的關(guān)系,對(duì)于礎(chǔ)貳翱認(rèn)證體系制度和流程的建立,具有重要的參考意義。

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制度的一般定義


01

要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。


流程的一般定義


02

流程也可以稱(chēng)之為過(guò)程,是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)內(nèi)部控制制度的實(shí)施。

通俗一點(diǎn)說(shuō),制度主要是對(duì)某事項(xiàng)的規(guī)則進(jìn)行說(shuō)明, 從事項(xiàng)出發(fā),強(qiáng)調(diào)規(guī)范性:應(yīng)該做什么?不應(yīng)該做什么?能做什么?不能做什么?有什么后果;
流程主要是某活動(dòng)的過(guò)程進(jìn)行描述, 從活動(dòng)出發(fā),強(qiáng)調(diào)邏輯性:先做什么?后做什么?輸入什么?輸出什么?如何轉(zhuǎn)化?

接觸過(guò)很多企業(yè),小編發(fā)現(xiàn),許多企業(yè)制度很健全,但是在具體操作層面上,操作的自由空間很大,甚至有些流程的重要環(huán)節(jié)沒(méi)有管控或則管控不到位。

盡管制度在不斷的完善,但問(wèn)題還是解決不了。

舉個(gè)例子,企業(yè)建立的對(duì)于加工貿(mào)易保稅貨物的倉(cāng)儲(chǔ)管理制度中明確要求:保稅貨物和非保稅貨物要嚴(yán)格區(qū)分存放,不允許發(fā)生未經(jīng)海關(guān)許可進(jìn)行串換料的情形。
然而在實(shí)際管理過(guò)程中,無(wú)論是企業(yè)物料庫(kù)建立流程,還是貨物入庫(kù)管理流程,都不能清晰準(zhǔn)確地從系統(tǒng)庫(kù)位或物理庫(kù)位對(duì)保稅和非保稅貨物加以區(qū)分。而且,在生產(chǎn)過(guò)程中,可能因?yàn)橛唵谓黄诘仍颍陬I(lǐng)料管理流程中未加管控,發(fā)生保稅和非保稅料件的混用。
企業(yè)如果僅有符合海關(guān)法律法規(guī)的制度,但在實(shí)際操作中,不能從相關(guān)的流程上加以控制以達(dá)到制度的要求,這樣的制度再完美,也是形同虛設(shè)。
同樣,如果企業(yè)流程文件非常完備,但是制度欠缺,也是會(huì)出問(wèn)題的。缺少制度的明確規(guī)定,可能會(huì)導(dǎo)致各階段相互之間的結(jié)果不相匹配、無(wú)法統(tǒng)一,企業(yè)整體運(yùn)作效率與質(zhì)量無(wú)法得到有效的保障,甚至可能發(fā)生違法違規(guī)現(xiàn)象。
比如,企業(yè)將保稅料件外發(fā)加工,因?yàn)槿鄙訇P(guān)于外發(fā)加工相關(guān)制度規(guī)定,如外發(fā)前需提前向海關(guān)備案、未經(jīng)許可,所有保稅產(chǎn)品包括邊殘廢副必須運(yùn)回外發(fā)企業(yè)等,可能會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)部門(mén)和關(guān)務(wù)部門(mén)之間存在外發(fā)加工管理結(jié)果的不一致。
所以,制度與流程是相輔相成的關(guān)系,必須共存,缺一不可。制度保障流程中某一環(huán)節(jié)實(shí)施結(jié)果的符合性,流程進(jìn)一步驗(yàn)證各環(huán)節(jié)按照制度實(shí)施的結(jié)果的符合性。

它們之間既存在共同點(diǎn),也有不一樣的地方:

1

·制度和流程的本質(zhì)是一樣的·


制度和文件都是管理或工作標(biāo)準(zhǔn)文件?當(dāng)制度的編寫(xiě)具體到活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)和步驟,并把環(huán)節(jié)和步驟的邏輯關(guān)系用文字或圖片描述清楚,就具有了流程的特性,也可以稱(chēng)其為流程;
當(dāng)流程以手冊(cè)的形式呈現(xiàn),配以詳細(xì)的流程說(shuō)明文件描述,并作為管理要求在企業(yè)中強(qiáng)制執(zhí)行,即流程制度化,那同樣也可以稱(chēng)之為制度?
對(duì)于認(rèn)證企業(yè)(或準(zhǔn)備申請(qǐng)認(rèn)證的企業(yè))不管是制度流程化或流程制度化,只要企業(yè)管理達(dá)到礎(chǔ)貳翱認(rèn)證體系的要求就可以。


2

·制度和流程的管理重點(diǎn)不同·


制度主要是對(duì)某事項(xiàng)的規(guī)則進(jìn)行說(shuō)明,強(qiáng)調(diào)規(guī)范性:應(yīng)該做什么?不應(yīng)該做什么?能做什么?不能做什么?有什么后果?流程主要是某活動(dòng)的過(guò)程進(jìn)行描述,強(qiáng)調(diào)邏輯性:先做什么?后做什么?輸入什么?輸出什么?如何轉(zhuǎn)化?

3

·制度和流程的適用范圍不同·


制度適用于企業(yè)的一切事項(xiàng),包括問(wèn)題?事情?活動(dòng)等,都可以用制度來(lái)約束和規(guī)范?流程只針對(duì)活動(dòng),包括業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng),可以用流程來(lái)描述和說(shuō)明,對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)流程和管理流程?

4

·制度和流程共同規(guī)范活動(dòng)·


企業(yè)的各個(gè)方面都有制度,當(dāng)某個(gè)流程或流程的某個(gè)動(dòng)作涉及到某個(gè)方面時(shí),就必須遵守該方面對(duì)應(yīng)的制度?流程按邏輯描述了活動(dòng)的環(huán)節(jié)和步驟,制度則對(duì)環(huán)節(jié)和步驟的具體規(guī)則進(jìn)行規(guī)范?
比如,企業(yè)的出口活動(dòng),制定相關(guān)的管理流程。如果出口的成品是保稅成品,就必須遵守海關(guān)對(duì)加工貿(mào)易成品出口的相關(guān)規(guī)定:如設(shè)立加工貿(mào)易手、賬進(jìn)行管理、出口后要辦理海關(guān)核銷(xiāo)手續(xù)……那么,在出口活動(dòng)的流程管理中,要根據(jù)已經(jīng)建立加貿(mào)管理制度對(duì)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。

本文作者:朝顏
以上觀點(diǎn)僅代表作者本人經(jīng)驗(yàn)與理解
請(qǐng)以官方解讀為準(zhǔn)
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神州博海是深耕貿(mào)易數(shù)字化服務(wù)領(lǐng)域的高新技術(shù)前沿企業(yè),公司擁有完整的面向全球外貿(mào)進(jìn)出口企業(yè)的貿(mào)易數(shù)字化廠補(bǔ)補(bǔ)廠平臺(tái)及全套解決方案,同時(shí)面向政府部門(mén)提供貿(mào)易新業(yè)態(tài)及貿(mào)易便利化相關(guān)的系列解決方案。

公司的主要客戶為國(guó)際貿(mào)易的生產(chǎn)制造型企業(yè)、進(jìn)出口物流企業(yè)、跨境電商、海關(guān)、國(guó)家口岸單位、特殊區(qū)域及國(guó)際貿(mào)易進(jìn)出口等單位,目前已在全國(guó)30余省市積累了10000多個(gè)成功案例,獲得30余項(xiàng)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào),10余項(xiàng)國(guó)家和省級(jí)資質(zhì)證書(shū),300余項(xiàng)軟件著作權(quán)及發(fā)明專(zhuān)利,經(jīng)過(guò)多年的積累和發(fā)展,神州博海已經(jīng)成為細(xì)分行業(yè)中的頭部知名品牌。

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